Problem: Du hast viele verschiedene Excellisten oder Google sheets, viele Tabs, Filtern ist schwierig, so auch Daten eintragen (nur du kannst das oder jemand mit Zugriff über ein Filesharing Tool wie Dropbox oder Google Drive).
Lösung: die Excellisten in ein Datenbankprogramm wie Airtable übertragen
Hier findest du das Video (sorry, sound ist etwas schlecht).
Airtable ist eine online Datenbank, kostenlos bis 1200 Einträge und 5 Benutzer. Es empfiehlt sich, solange wie möglich mit einem Benutzer zu arbeiten, weil das Limit bald erreicht sein wird (v.a. mit Automatisationen). Melde dich mit diesem Link an wenn du noch kein Airtable account hast.
Vorteile in Airtable:
Filter können als Views gespeichert werden
Daten können über Forms eingegeben werden
Daten können einfach geshared werden
Es gibt weitere Views wie Kanban (ähnlich Trello), Kalender (der sogar ins Outlook/Mobile phone) synchronisiert werden kann), Timeline und Gantt Views (in Pro Version)
Man kann Automatisationen erstellen wie z.B. Emailversand, slack notifications usw.
Du kannst Daten mittels Zapier (oder anderen Programmen) in die Datenbank einfügen. Z.B. jedesmal wenn jemand dein Newsletter abonniert (Mailchimp oder ähnlich), sich auf deiner Website anmeldet, dir eine Email schreibt, du einen Kontakt in dein CRM hinzufügst und viele mehr
Dasselbe gilt natürlich auch für Daten aus Airable raus – z.B. kannst du Einträge mit Adressen automatisch in dein Buchhaltungstool (Bexio etc.) übertragen, in Newsletter hinzufügen, dich per Slack notifizieren lassen uvm.
Es gibt mehrere Feldtypen (z.B. können Bilder eingefügt werden)
Was ist alles gleich wie in Excel/sheets:
Tabellenlayout ist ähnlich
Es können Charts und Pivottabellen gemacht werden (über Extensions)
Was ist anders:
Formeln wie z.B. Summen können nicht mehr einfach so gemacht werden. Das muss über ein Linked Field gehen
Es hat viel mehr Feldtypen als in Excel (Bilder/PDF, Formeln, Daten etc.)
Wie übernehme ich die Daten?
Airtable aufsetzen, Felder definieren
Excellisten bereinigen. Wenn man z.B. eine Überschrift „Anrede=Herr“ hat, muss dies neu in einem Feld/Spalte sein mit namen Anschrift und dann in jeder Zeile Herr oder Frau etc. stehen.
Im Airtable einen View machen, der die Felder gleich anordnet wie in der Excelliste. Dann Daten aus Excel kopieren ctrl+c und in Airtable im ersten Feld einfügen und „expanden“.
Was ist sonst noch zu beachten:
Eine Datenbank ist nicht einfach ein Ersatz für alte Excellisten. Man kann die schon einfach rüberkopieren, aber die gesamte Power entfaltet sich erst, wenn auch die Prozesse angepasst und die Funktionen verwendet werden.
Obschon Airtable sehr stabil läuft, empfiehlt es sich, ein Backup zu machen.
Was gibt es noch?
Man kann Airtable mit einer vielzahl von Tools verknüpfen. Z.B. um Charts zu erstellen, Duplikate zu finden, externe Leute ihre Einträge anpassen (miniextensions.com, Fillout forms etc.)
Zum Video geht es hier.
Beispiele:
Konzertlokal:
Bewerbungen von Bands, Bandmanagement und history
Eingabe und Verwaltung aller Konzerte (wir geben die Daten vor, die Bands geben ihre Daten wie Pressetext, Bild etc. direkt ein)
Vertragsgenerierung und ausstellung inkl. Versand und Uploadmöglichkeit sobald unterschrieben
Werbung auf Facebook, Instagram automatisiert
Notifikationen wenn bestimmte Zeiten/Daten unter- oder überschritten wurden. Workflow infos in Slackgruppe
Für Besucher: Reservation von Tickets inkl. Emailbenachrichtigung und Möglichkeit zum Ändern/stornieren
Mitgliederverwaltung (Eintragung neue inkl. Begrüssungsemail, Aufnahme Slack, Mutationen, Rechnungsstellung über Bexio usw.)
Zuweisung von Ressourcen für den Konzertabend. Mitglieder können Konzerte auswählen und sich eintragen.
Abrechnung des Konzertabends mit Eintritten (Bargeld und Kartengerät) sowie Bar und Ausgaben etc., direkte Buchung ins Buchhaltungstool Bexio. Allfällige Rechnungsstellung automatisch
Spesenmanagement für Eingabeberechtigte Personen, Schlüsselmanagement
Abrechnung für Personal mit Anzahl Einsätzen, Verdienste etc. für Lohnabrechnung
Abrechnung für SUISA oder Quellensteuer automatisiert an Behörden
Konzertfotodatenbank mit Gallerie
Umfragen, Eventmanagement (Mitgliederanlässe), Wiki
Kursverwaltung:
Kursdurchführungen online verwalten inkl. Kurslokalitäten
Anmeldungen an Kurse werden von WordPress (woocommerce) direkt in Airtable gespeichert, in Bexio die Rechnung erstellt (als draft) und die Käufer auf einen Newsletter eingetragen
Die Anmeldungen werden mit den Kursdurchführungen verlinkt, sodass ein paar Tage vor dem Kursstart eine Email an alle Teilnehmer versendet wird mit den Angaben zu Kursort etc.
Es können Dozenten zu Kursen hinzugefügt und verwaltet werden. Dozenten können sich selber auch bei noch offenen Kursen einschreiben
Die Dozenten erhalten als PDF ihren Einsatzplan mit allen wichtigen Daten, aber auch PDF Teilnehmerlisten und vorausgefüllte Kursevaluationsblätter
Casting für Fernsehshow
Ablösung von Excel als Liste der Casting Teilnehmer
Erfassen aller notwendigen Daten für eine Show
Automatisierte Emails mit z.B. Teilnahmevereinbarungen, Infos zu Dreh etc.
Die Leute können selber ihre Daten ändern/hinzufügen wie z.B. IBAN Nummern für Spesenauszahlung etc.
Videos können automatisch heraufgeladen und auf google drive gespeichert werde
Drehtage können mit den Leuten verknüpft werden
Ressourcen wie Kameraleute und Tonleute können den Drehtagen zugeordnet werden (Einsatzplanung)
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